你的公司要組織一個會議，需要邀請外面的人來參加，邀請流程用英文該怎么寫呢?下面就提醒大家?guī)c寫作邀請要注意的事項。

1．E-mail邀請的寫作注意事項

在主題行寫清會議名稱、地點和時間，例如：

Subject：Sales Meeting Beijing 11 July 2007;

在稱呼后直接點明召開會議的原由，例如：

We need to finalize the next product launch.

提出會議召開時間的建議，例如：

We should have a meeting before the Shanghai fair in July. How about June 21?

給對方一個選擇時間的機會，例如：

If the date mentioned isn’t possible for you, please Suggest an alternative in that week.

2．電話邀請的注意事項

在打電話之前要充分準備，不僅要交代清楚會議的時間、地點和目的，還要考慮好禮節(jié)性問候和一些寒暄，最好用英語寫下筆記。

詢問對方是否有意開會，例如：

Could we schedule a time to meet next week?

建議會議時間，例如：

How about sometime after lunch?

確認開會日期和時間，例如：

See you on Monday at 7.

收到會議邀請，如何表示接受或者拒絕呢?下面就給您提供一些實用的表達。

電話里接受或拒絕邀請

接受會議安排， 例如：

Sure, no problem. Shall we say Thursday at ten?

拒絕會議安排，例如：

I’m afraid I have another appointment then.

談話結束前再次確認時間，例如：

Right, so we’ll meet Friday at ten, then, at your office.

通過郵件接受或拒絕邀請

不管您對此會議拒絕還是接受，都應在開頭表示謝意，例如：

Thank you for the email.

如果拒絕參加一定要講明理由，最好給一個折中的做法，例如：

Thank for the invitation, but I’m afraid I won’t be in on Friday. However my colleague Li will stand in for me.

確定要開會，在開會前應該將會議日程通過郵件或傳真發(fā)給與會者。一般日程的格式如下：

Agenda for budget meeting

July 1, 09.30-11.30, room A30

1.Welcome/Apologies

2.Minutes of last meeting

3.Presentation of financial situation(CFO)-20min.

4.Budget presentations(heads)-10min. each

5.Proposals – 30min.

6.AOB (any other business)

會議開始時通常安排自我介紹。參加商務會議不要介紹自己的私人生活，而要從以下幾個方面考慮：姓名、職務、工作背景、您對會議的期望、您認為比較有趣的一件小事等。

例如：

Good evening. I am Li Ming, software developer and principal programmer for the ABC project. The major focus of my work has been to develop a software package with great versatility but which also has a convenient user interface. Tonight, I would like to introduce you some of the major features of this new software.

為了使會議有效進行，應在短暫的寒暄之后馬上進入正題。

如果是公司內(nèi)部會議，可以說：

OK, everybody, we seem to be complete. Can we get started?

如果是與客戶開會，可以說：

OK, if you like, we can start now.

如果是國際性會議，可以說：

Since the majority of the required number is present, the meeting is formally declared to be convened.

點明會議目的，可以說：

The purpose of this plenary session is to make a general review of our activities during this past year, and to propose new plans for activities during the coming year.

介紹會議時間安排，可以說：

We’ve scheduled one and a half hours for the meeting.

與會者都該發(fā)言，那么如何表述你的觀點和意見呢?下面這些常用句型可以給您幫點忙。

表示原因的用語，例如：

The age of the product was a contributory factor in the accident.

預計結果用語，例如：

We can anticipate the following consequences:…

表示需要考慮，例如：

Let us focus our attention on…

舉例用語，例如：

Here, I am just showing you a few examples of …

展示膠片用語，例如：

Allow us, then, at this point to present some slides.

讀報告的開場用語，例如：

My paper is a literature review.

提問用語，例如：

My I ask a question? This is an extremely difficult question to answer.

在會議上如何表示你的對問題、觀點的態(tài)度?下面這些句型可供您借鑒。

表示同意，例如：

I think you’re right.

表示非常贊同，例如：

Absolutely. I think that’s a fantastic idea.

溫和地表示同意，例如：

I guess I see what you mean.

表示反對，例如：

I’m afraid I can’t agree with you there.

提出建設性的意見，例如：

Why don’t we…?

會議到了尾聲，主持人或是領導者就該發(fā)表總結了。下面是一些總結時常用到的句型，供您參考。

1．總結會議結果用語

The opinions presented so far may be summarized as

follows:…

目前為止，意見小結如下：

In conclusion, ladies and gentlemen, I would point out that,

although we have made gratifying progress, many still

remains to be done.

總之，女士們、先生們，我要指出的是，雖然我們已經(jīng)取得了令人滿意的進步，但還有很多事要做。

This meeting has been an important one but I am sure that

you all recognize that our real work has just begun.

本次會議是一次非常重要的會議，但我肯定你們大家意識到我們真正的工作才剛剛開始。

2．結束會議用語

As Chairman, I would like to thank you for attending and to

congratulate you on the fact that we have completed all of

the items on our agenda.

作為主席，我感謝您的參與，我們完成了議事日程上所有的項目，并因此而祝賀您。

I hope to see you again.

我希望再次見您。